Tegenwoordig hebben zakelijke professionals te maken met
meer vormen van communicatie dan ooit te voren. Er is een constante stroom van
e-mails, app’jes, telefoontjes en voicemails. Er wordt verwacht dat u alle
informatie bijhoudt en dat u overal op reageert. Het is soms overweldigend en
sommige berichten worden daardoor onbedoeld over het hoofd gezien. Gelukkig is
er een oplossing voor het probleem: Voicemail naar e-mail.
Krijg weer overzicht
Met de service Voicemail naar e-mail beluistert u voicemails
niet meer via uw telefoon, maar ontvangt u ze in uw mailbox. Kies voor deze
efficiëntieslag; dezelfde plek waar u al uw zakelijke e-mails binnenkrijgt,
inclusief al uw voicemails.
Hoe werkt het?
Het is simpel. Met een voicemail op uw telefooncentrale in
de cloud mist u nooit meer een inkomend gesprek. Op elke extensie van deze VoIP
centrale kan een voicemail ingesteld worden. Bovendien kan de centrale zo
worden ingesteld dat de ingesproken boodschap als bijlage via e-mail aan u
verzonden wordt wanneer er een nieuw bericht in uw voicemailbox staat. Via een
praktisch control panel kan elke gebruiker dit zelf aangeven, zelfs per dag of
moment aan of uitzetten. Ook het e-mailadres kan naar believen gewijzigd worden
via het control panel. Vervolgens kan de gebruiker vanuit het e-mailaccount de
voicemails beluisteren of doorsturen naar collega’s. Tevens kunt u ervoor
kiezen om het audiobestand op te slaan om het later weer te beluisteren.
1. Efficiëntere responstijden
Het is belangrijk om snelle klantenzorg te bieden aan nieuwe
en bestaande klanten. Klanten verwachten snel geholpen te worden en beoordelen
bedrijven op basis van snelheid als ze om hulp vragen. Voicemail naar e-mail
voor zakelijke gebruikers heeft als groot voordeel dat het overzichtelijk wordt
gemaakt en dat u daardoor ziet hoeveel voicemails er in de eerste plaats zijn.
Bedrijven zijn sterk afhankelijk van e-mail om met klanten te communiceren.
Door het gebruik van voicemail naar e-mail wordt het eenvoudig gemaakt om
nieuwe voicemails te zien verschijnen en kunt u als bedrijf snel reageren op de
meeste klantbehoeften.
2. Controleer al uw berichten op één overzichtelijk systeem
In plaats van zowel uw e-mail alsmede uw voicemailberichten
te moeten bijhouden op twee verschillende plekken, biedt voicemail to e-mail
het gemak van een locatie. U kiest er zelf voor of u bij elk binnenkomende
bericht wel of geen melding ontvangt.
3. Overal toegang
Uw voicemailberichten zijn op elk moment te beluisteren.
Door voicemails naar een e-mailinbox te sturen, maakt u ze op meer locaties
toegankelijk. Iedereen heeft toegang tot e-mail op smartphones, tablets en
computers. Een voicemail-naar-e-mailsysteem is daarom ook handig bij het
inhuren van externe werknemers omdat het voor hen makkelijker maakt om hun
ondersteuning vanaf een eigen locatie aan te bieden.
4. Meerdere werknemers kunnen aan de slag
Het systeem maakt het ook mogelijk voor meerdere werknemers
om de berichten in hetzelfde postvak af te handelen. Medewerkers kunnen
eenvoudig voicemails verplaatsen die afgeluisterd en afgehandeld zijn. Tevens
kunnen de berichten zo zelfs overzichtelijk en veilig bewaard worden. Wijs
meerdere werknemers toe om inkomende berichten af te handelen en zorg ervoor
dat klanten de hulp krijgen die ze verdienen. Door deze service samen met een
Live Chat-oplossing te implementeren, kunt u voldoen aan de behoeften van
aanzienlijk meer klanten met een beperkt aantal klantenservicemedewerkers.
5. Effectief bijhouden en organiseren van gegevens
Zakelijke gebruikers moeten vaak notities maken of tekst
invoeren in een systeem om aantekeningen te maken van ontvangen voicemails. De
voicemails die u per mail ontvangt , kunnen ook in zo’n systeem op een
ordelijke manier worden bewaard. Hetzelfde geldt voor
e-mailarchiveringssystemen; voicemail-e-mails kunnen hierin netjes worden
meegenomen. U kunt zelfs meerdere kopieën maken van uw voicemail-e-mails en
deze naar verschillende locaties distribueren voor het bijhouden van gegevens
of om andere leden van het team te informeren. Zodra u een bericht hebt
opgeslagen in een e-mail, wordt het onmiddellijk flexibeler, nuttiger en gemakkelijker
te volgen.
Bron: Persberichten.com
Reacties
Een reactie posten